Requisitos de notificación de fin de año

No olvide entregarle a cada uno de sus empleados su Declaración federal de salarios e impuestos (Formulario W-2) a más tardar el 31 de enero (o el siguiente día hábil si esa fecha cae en fin de semana o día festivo). Es importante cumplir con esta fecha límite para evitar posibles sanciones. Entregar los formularios W-2 a tiempo ayuda a garantizar una temporada de impuestos sin contratiempos para todos.

Para más información

Puede encontrar los requisitos e instrucciones para el reporte del Formulario W-2 del IRS en los siguientes documentos disponibles solo en inglés:

• Employer's Tax Guide (Publication 15, Circular E)
• Instructions for Forms W-2 and W-3 (PDF)
• Forms, Instructions and Publications - IRS website

Para recibir ayuda con la información estatal sobre el Formulario W-2, consulte la guía para empleadores titulada en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF)  o comuníquese al 1-888-745-3886. Si su empleado trabaja en más de un estado, comuníquese con el otro estado para recibir orientación sobre cómo completar el Formulario W-2 para ese estado.

Puede encontrar más información sobre los códigos fiscales relevantes a continuación (solo en inglés):

• Código del Seguro de Desempleo de California – sección 13050
• Código del Seguro de Desempleo de California – sección 13052
• Código del Seguro de Desempleo de California – sección 13052.5
• Código de Ingresos e Impuestos (Revenue and Taxation Code) – sección 17041

Notificar al empleado es obligatorio

Si está obligado a proporcionar Seguro de Desempleo a sus empleados, debe entregarles una notificación sobre el Crédito Tributario por el Ingreso del Trabajo (EITC, por sus siglas en inglés). Puede entregarla directamente, enviarla por correo a su última dirección conocida o enviarla por correo electrónico si el empleado optó por recibir estados o materiales electrónicamente. Publicarla en un tablón de anuncios no cumple con el requisito de notificación. Para más información, consulte la Ley de la Asamblea 1355 (en inglés).

La notificación debe entregarse una semana antes, después o al mismo tiempo que se entrega el resumen anual de salarios (como los Formularios W-2 o 1099). El aviso incluirá instrucciones sobre cómo obtener avisos del IRS sobre el EITC, incluido, entre otros, el Aviso 797 del IRS (en inglés) o cualquier aviso similar que usted cree, siempre que contenga el mismo lenguaje que el aviso a continuación:

“De acuerdo con sus ingresos anuales, puede ser elegible para la siguiente asistencia:

Programa de Asistencia Voluntaria en la Preparación de Impuestos (VITA) – VITA es un programa gratuito básico para la preparación de declaraciones de impuestos federales y estatales, administrado por el Servicio de Impuestos Internos y operado por socios del IRS y voluntarios capacitados.

Crédito Tributario por el Ingreso del Trabajo federal (EITC federal) – El EITC federal es un crédito reembolsable para personas trabajadoras y familias de bajos ingresos. El EITC federal no afecta ciertos beneficios públicos. Además, los pagos del EITC federal generalmente no se usan para determinar la elegibilidad para los siguientes programas:

(A) Medicaid

(B) Seguridad de Ingreso Suplementario

(C) Programa de Asistencia Nutricional Suplementaria

(D) Vivienda para bajos ingresos

(E) Asistencia Temporal para Familias Necesitadas

Para recibir el EITC federal, debe presentar una declaración federal de impuestos y llenar el formulario EITC, que se encuentra en el folleto de declaración de impuestos federales. Para más información sobre su elegibilidad para recibir el EITC federal y otros créditos federales contra la pobreza, visite el IRS (irs.gov).

Crédito Tributario por el Ingreso del Trabajo en California (EITC de California) y Crédito Tributario para Hijos Pequeños (YCTC) – El EITC de California y el YCTC son créditos reembolsables para personas trabajadoras y familias de bajos ingresos. El EITC de California y el YCTC son similares al EITC federal y no afectan ciertos beneficios públicos.

Crédito Tributario para Jóvenes de Crianza Temporal (FYTC) – El FYTC es un crédito reembolsable para jóvenes actuales y ex jóvenes en crianza temporal entre 18 y 25 años que estuvieron en crianza temporal a partir de los 13 años. El FYTC no afecta ciertos beneficios públicos.

Para solicitar el EITC de California, debe presentar una declaración de impuestos de California y completar el formulario EITC de California (Formulario FTB 3514) y adjuntarlo a su declaración. Para más información sobre la disponibilidad del crédito, requisitos de elegibilidad o dudas sobre el formulario, visite la Junta de Impuestos de Franquicia (ftb.ca.gov/) y escriba “CalEITC” en la barra de búsqueda.

También puede ser elegible para que sus declaraciones de impuestos federales y estatales sean preparadas y presentadas gratuitamente mediante los servicios VITA. Para más información sobre este servicio gratuito, ubicación y horarios, visite la Junta de Impuestos de Franquicia (ftb.ca.gov/) y escriba “VITA” en la barra de búsqueda.

Además, puede presentar electrónicamente su declaración de impuestos de California directamente a la Junta de Impuestos de Franquicia utilizando CalFile, de forma gratuita. Para más información sobre CalFile, visite la Junta de Impuestos de Franquicia (ftb.ca.gov/) y escriba “CalFile” en la barra de búsqueda.” Para más detalles, consulte la información del EITC para empleadores (en inglés).

Crédito Tributario por el Ingreso del Trabajo en California (Formulario 3514)

El crédito reembolsable del EITC de California está disponible para trabajadores de bajos ingresos que hayan ganado salarios sujetos a las retenciones de California o tengan ingresos por cuenta propia. Este crédito es similar al Crédito Tributario por el Ingreso del Trabajo en California, pero con diferentes límites de ingresos. Para solicitar el EITC de California, debe presentar una declaración sobre el ingreso de California y adjuntar el formulario completado del Crédito Tributario por el Ingreso del Trabajo en California (FTB 3514). Para información sobre el crédito y cómo obtener los formularios necesarios, visite la Junta de Impuestos de Franquicia o llame al 1-800-852-5711.

Individuos, sociedades, corporaciones u otras organizaciones que realicen actividades comerciales en California pueden necesitar reportar los pagos a contratistas independientes.

Evite sanciones

Si es requerido, debe proporcionar una declaración informativa (Formulario 1099) a un contratista independiente antes del 31 de enero (o el siguiente día hábil si la fecha vence en fin de semana o días festivos), o podría enfrentar una multa.

Para más información

Puede encontrar los requisitos e instrucciones para el reporte del Formulario 1099 del IRS en los siguientes documentos disponibles solamente en inglés:

• Specifications for Electronic Filing of Forms 1097, 1098, 1099, 3922, 5498, and W-2G (IRS Publication 1220) (PDF) – Requisitos e instrucciones para el reporte del Formulario1099.
• General Rules and Specifications for Substitute Forms 1096, 1098, 1099, 5498, W-2G, and 1042-S (IRS Publication 1179) (PDF) – Reglas para declaraciones sustitutas si no usa el Formulario 1099.
• Forms, Instructions and publications – IRS website –  Formularios, instrucciones y publicaciones.

Puede encontrar más información sobre los códigos fiscales relevantes a continuación (solo en inglés):

• Código del Seguro de Desempleo de California – sección 13052.5
• Código de Ingresos e Impuestos (Revenue and Taxation Code) – sección 19175
• Código de Ingresos e Impuestos (Revenue and Taxation Code) – sección 17041